浅谈中小型会议策划，为您开会提前打来知识钥匙现代的会议策划人_如何策划会议（九）
会议筹备：会议筹备前期应该先罗列出会议筹备时需要做的工作。像明确会议宗旨、落实会议主题、会议名称、会议时间、地点及参会代表，包括会场的确定、经费的谈判等许多工作。而这些工作，光靠一个人是很难完成的，所以必须成立临时会议筹备小组。
筹备组大致由以下成员组成：筹备组组长、后勤处、秘书处。组长负责全过程的协调、安排工作。后勤处负责联系各种会议所需的备品，包括联系会场、摄影、投影及会议礼品、水果、鲜花等准备工作。秘书处负责的工作是整个会议的软件部分，包括起草各种文档、接待、协调等工作，是至关重要的。会议必备文件有以下几个：《会议通知》、《嘉宾证（出席证）》、《会议服务指南》、《会议议程》、《会议注意事项》、《参会嘉宾通讯录》、《筹备组通讯录》等。《会议通知》、《嘉宾证（出席证）》在会议召开一周前寄给参会人员,凭证出席，剩下的统一用会议文件袋装好，备于会议前发给每个参会人员一份。
需要强调的是《会议服务指南》中须注明会议宗旨、会议时间、地点、参会人员名单及会场内情况的简单介绍，最好附上一份会场地图，便于参会人员了解会场情况；《会议议程》中包括整个会议的名称、主题、时间安排、发言先后次序及发言主题、主办单位与协办单位等；《会议注意事项》主要是强调会议议题及宗旨，避免跑题、避免会场秩序混乱。
开会前的两小时内筹备组必须布置好会议现场，一般中小型的会议现场布置要注意以下几个方面：
浅谈中小型会议策划，为您开会提前打来知识钥匙
一、宾客姓名标签的摆放
现在较为流行的是圆桌会议，因为这样宾客不分主次、先后；但是如果正好会场没有圆桌会议室怎么办？那就只好选择长型的，长型会议桌则一定要按宾客的身份、主次把顺序安排好，在这方面多用些心，这个是至关重要的,一般会议主办人应坐在右前方，宾客的主角坐在对面，依次类推，当然也可灵活掌握，但一定要有利于宾客的发言，提升会议气氛。
二、投影、扩音设备的提前布置调试
投影幕布尽量不要挡住会议室内会议主题幕布或条幅，扩音设备应于会议前1小时调试好。
三、鲜花、水果的布置
鲜花一定要鲜艳，水果一定要新鲜、漂亮，这都是为了使沉闷的会议室增添一丝亮点。
当这一切准备工作全部到位后，或许会有提前到的嘉宾，这时一定要做好接待工作，不能让客人感到冷场，给每个与会人员发一份会议资料，包括会议文件袋、笔记本和笔。然后，当嘉宾陆续到齐后，招待各位嘉宾入位，并吩咐会场服务人员倒上茶水。
会议管理：会议管理看似简单，但实质上如果要把它做好也是得废一番苦心的。会议要讲究质量。开会手机铃声此起彼伏、抽烟耳语、迟到早退、讲话不入主题、会上不说，会后发牢骚等现象，都是会议质量不高、会风不好的典型例子。
会议策划及实施基本内容和流程
会议策划就是根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的会议策划;根据会议的级别,为您选择会议举办地;根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点;根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。
负责会场的布局，设备安装调试
根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行
印刷材料的设计制作
为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案;会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置.
1、 策划
会议策划是会议的生命力所在，独具匠心的会议策划是会议成功的前提。策划包括：主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公关关系、媒体报道。
2、 设计
别出心裁、引人注目方能使会展和大型文化体育活动引人入胜。富有创意、令人称绝是我们努力的方向。从会议环境、会议布置到大型展览都能显示出独特的格调、非凡的品位，充分诠释会议的宗旨是客户的意图。厦门会议会务人员必须了解的！
3、 设备
同声传译、多媒体、宽带网、移动通讯。
4、 宣传
会议的目的是制造影响，发挥广告难以发挥的作用。会议效应在一定程度上就是媒体效应。有效组织媒体对会议进行颇具影响力的宣传报道是本公司区别于其他同行的显著特点之一。
会议接待流程
1. 与主办单位洽谈并签订相关会议合同。
2. 按照要求提供多方案会议接待计划书。
3. 考察接待会议场所及相关配套设施。
4. 确定方案、交付定金。
5. 会议接待。
6. 结款。
会议提供服务项目
1. 及时准确提供酒店、大小交通（机票、火车票）、旅游信息，针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。
2. 如果您需要亲临现场考察，厦门会议网我们会有专人协助您的工作。
3. 执行双方确认的协议条款，在保证您所需的服务的前提下，保护双方的合法权益。
4. 提供会议签到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。
5. 会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。
6. 参会代表离店前，有专人协助办理离店手续节省大家时间，同时为部分延住、晚离店代表办理相应手续。
7. 会议期间，根据具体情况，适时提供会务人员部分免费房（1--2间）。
8. 免费给会议重要领导住房赠送鲜花和水果。
9. 协助会务组布置会场和绿化。
10. 如果您需要在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动，我们能为您安排最好的节目与演员、乐手，提升现场气氛。
11. 免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。
12. 根据实际情况，提供收费/免费机场、火车站接送服务，如有参会者需提前返程，可在会堂一角设返程机票预定。
13. 如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品，我们会提供必要的服务及信息，并协助您采购。
14. 如果您在会后需要为参会嘉宾提供一次难得的旅游活动，我们会为您提供最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆，同时报给您一个合适公道的价格。
15. 公关礼仪：
礼仪小姐（现场礼仪接待，派发资料，形象展示）
文艺演出（专业表演团，可挑选节目）
空飘（氢气球充气、升空）
花篮（大、中、小号订做）
主持人（男、女均可）
签到笔薄（专业用品）
摄影摄像（专业摄影公司、专业摄影师）
16. 印刷设计：很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。名片单色/多色的制作； 意见调查表格；相关资料的打字、复印、印刷； 彩旗的制作； 背景牌：有材料做夹板，进口萤光纸；
17. 物品运输：会议中若是需要很多相应物品和设备的，我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。
18. 物品配送：
酒水食品：如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常生活用品，我方可代购；
办公用品：代办会议期间，会务组所需的办公用品；
纪念礼品 ：提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等服务。
当地民族服饰：参会嘉宾若能身着统一、最具特色的当地民族服饰，会对外界（其他人群）产生一种特殊的感觉与影响；
旅行袋：印有会议主办方指定的图案和文字的旅行袋，除能帮助参会嘉宾装载物品外，更多一份纪念意义；
笔记本：特殊纪念意义的笔记本，能让客户铭记本次活动与会议主办方；
19. 翻译服务： 中英对译口译 中日对译笔译 中韩对译笔译 中俄对译口译
20. 订票服务：代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票；免费代订全国各地返程火车硬（座）卧铺车票。
21. 邮政速递：文件资料包含印刷品，信函、明信片、大、小件包裹的代为发送、寄出。
22汽车租赁：专车免费全天接站；优惠价格提供会议期间用车服务。丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩国现代（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。
23. 医疗保健:如客户需要，我们可派出随团医生，保障会议期间客人的身体健康。
